Registros de compras y respaldos del régimen de tributación simplificada de Costa Rica: artículo 13

Serie: el reglamento del régimen de tributación simplificada de Costa Rica, artículo por artículo. Este es el artículo 13.

Qué dice el artículo 13, en una frase

El régimen simplificado de Costa Rica no pide contabilidad completa, pero sí un control estricto de las compras, con sus comprobantes, guardados durante cinco años.

Qué significa esto para su negocio

• Hay que llevar un control de compras, sí o sí: es la base del cálculo trimestral, así que sin registro no hay cómo demostrar de dónde salen los montos declarados.
• Puede ser físico o digital: el reglamento no obliga a un formato ni a un programa específico.
• El registro va acompañado de los comprobantes: no basta con anotar el monto; hay que tener la factura o el documento que lo respalda.
• Cinco años de respaldo: la reforma de octubre de 2025 dejó expreso ese plazo para los comprobantes usados en el cálculo del IVA y de la renta.
• Es para eventuales controles: la Dirección General de Tributación puede pedir esos respaldos en una intervención de control.

Qué debe tener el registro y cómo se guarda

Un registro de compras útil para este régimen debería anotar, por cada compra:

• La fecha de la compra.
• El nombre y la cédula (o cédula jurídica) del proveedor.
• El número de la factura o del documento.
• El monto total, con el IVA incluido.
• La tarifa de IVA que se soportó (13 %, 2 % o 1 %), porque de eso depende el factor que se aplica.
• El tipo de compra: mercancía para revender, ingrediente, material o suministro.

Sobre el respaldo: si el registro es digital, conviene tener una copia de seguridad y las facturas escaneadas o en archivo electrónico. Si es físico, un archivo ordenado por trimestre. En los dos casos, el plazo que hay que cubrir es de cinco años, porque ese es el que fija el artículo.

Los errores que más se repiten con este artículo

• Guardar las facturas en una caja o en un correo, sin ningún registro que las ordene.
• Llevar el registro pero no conservar los comprobantes que lo respaldan.
• Botar los respaldos a los pocos meses, cuando el plazo es de cinco años.
• Mezclar las compras del negocio con gastos personales.
• No anotar la tarifa de IVA de cada compra, que es justo lo que define el factor a aplicar en comercio minorista.

El texto oficial del artículo 13, completo

Así está redactado en el Decreto Ejecutivo N.º 43881-H de Costa Rica, en su texto vigente:

Artículo 13.- Registros contables y controles de compras. Para efectos de respaldo de los montos utilizados para el cálculo y la liquidación trimestral que el presente reglamento establece, los obligados tributarios deben llevar un control estricto de las compras que realicen para el desarrollo de sus actividades lucrativas. Dicho control lo deberán llevar en un libro de registro físico o digital y acompañado de los respectivos comprobantes.

Los obligados tributarios deben conservar por cinco años los comprobantes de respaldo utilizados para el cálculo del impuesto al valor agregado y el impuesto sobre la renta, para eventuales intervenciones de control de la Dirección General de Tributación.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 45209 del 11 de agosto de 2025)

Fuente: Decreto Ejecutivo N.º 43881-H de Costa Rica, artículo 13, según el texto consolidado del Sistema Costarricense de Información Jurídica (SINALEVI) del Ministerio de Hacienda.

En el próximo artículo de la serie: el artículo 14, sobre los créditos fiscales y la única excepción que permite aprovechar el IVA del inventario.

Nota: todo lo anterior se refiere al régimen de tributación simplificada de Costa Rica. Varios países tienen regímenes con nombres parecidos y reglas distintas, así que conviene confirmar siempre la fuente costarricense.